Reklamasjon på engelsk: Slik skriver du e‑posten (templates) og dokumenterer med kvittering

Flere nordmenn handler fra utenlandske nettbutikker, og da dukker spørsmålet fort opp: Hvordan skriver jeg en reklamasjon engelsk som faktisk blir tatt på alvor? I denne guiden får du ferdige e‑postmaler (templates), praktiske tips og en sjekkliste for dokumentasjon – inkludert hvordan du sikrer proof of purchase ved å lagre kvitteringen digitalt i https://minekvitteringer.no.

Målet er enkelt: kort, høflig og tydelig kommunikasjon – med riktig vedlegg, slik at du slipper frem og tilbake med kundeservice.

Hvorfor “reklamasjon engelsk” trender i 2026

I 2026 ser vi at flere bestiller elektronikk, klær og spesialvarer fra internasjonale nettbutikker og markedsplasser. Når noe er feil eller går i stykker, må du ofte kommunisere på engelsk – og mange butikker krever tydelig proof of purchase før de i det hele tatt vurderer saken.

Det er nettopp her mange står fast: Kvitteringen ligger i en e‑post, en app, eller i “ordrehistorikk” som er vanskelig å finne igjen. Resultatet blir forsinkelser, avslag eller unødvendig stress.

Dette bør en reklamasjonsmail på engelsk inneholde

En god reklamasjon på engelsk følger en enkel struktur. Du trenger ikke lange forklaringer – men du må være presis.

• Subject line: Kort og informativ (order number + issue)
• Order details: Ordrenummer, kjøpsdato, produktnavn/SKU
• Problem description: Hva som er feil, når det oppstod, hva du har prøvd
• What you want: Replacement / refund / repair
• Attachments: Kvittering/faktura + bilder/video
• Polite deadline: F.eks. “within 7 business days”

Nyttige ord og uttrykk (engelsk)

• defective = defekt
• faulty = feil med varen
• damaged on arrival (DOA) = skadet ved mottak
• proof of purchase = kjøpsbevis (kvittering/faktura)
• warranty claim = garantisak
• return request = forespørsel om retur
• complaint email template = mal for klage-/reklamasjonsmail

Før du sender: Slik dokumenterer du reklamasjonen riktig

Mange saker stopper fordi dokumentasjonen er utydelig eller mangler. Bruk denne sjekklisten før du skriver e‑posten:

• Finn kvittering/faktura (PDF, ordrebekreftelse eller betalingskvittering)
• Ta bilder: produkt, serienummer, skade/feil, emballasje
• Skjermbilder: produktbeskrivelse, reklamasjonsvilkår, chat-historikk
• Noter datoer: mottatt, feilen oppstod, når du kontaktet kundeservice

Tips: Hvis du ofte handler på nett, er det smart å samle alt på ett sted. Med Mine Kvitteringer kan du videresende e‑postkvitteringer, skanne papirkvitteringer og lagre dokumentasjon samlet slik at du ikke må lete i «10 forskjellige butikksystemer» når noe går galt. Les mer på https://minekvitteringer.no.

Reklamasjon engelsk: 5 ferdige e‑postmaler (templates)

Her er konkrete complaint email template-forslag du kan kopiere og tilpasse. Bytt ut [klammer] med dine detaljer.

1) Standard reklamasjon (defekt vare) – be om erstatning eller reparasjon

Subject: Defective item – Order #[ORDER NUMBER]

Hello [Customer Support Team],

I’m writing regarding my order #[ORDER NUMBER] placed on [DATE]. The item “[PRODUCT NAME]” appears to be defective. The issue started on [DATE] and the problem is: [SHORT DESCRIPTION].

I have attached the proof of purchase and photos/videos showing the defect. Could you please advise on the next steps for a replacement or repair?

Thank you in advance.
Best regards,
[FULL NAME]
[ADDRESS]
[PHONE]

2) Skadet ved levering (damaged on arrival) – rask behandling

Subject: Damaged on arrival – Order #[ORDER NUMBER]

Hello,

I received my order #[ORDER NUMBER] on [DATE], but the item “[PRODUCT NAME]” was damaged on arrival. I’ve attached photos of the damage and the packaging, along with the proof of purchase.

Please let me know whether you can send a replacement or issue a refund, and if you require the item to be returned.

Kind regards,
[FULL NAME]

3) Feil vare mottatt – be om korrekt vare

Subject: Wrong item received – Order #[ORDER NUMBER]

Hello [Team],

I’m contacting you about order #[ORDER NUMBER]. I received “[ITEM RECEIVED]” instead of “[ITEM ORDERED]”.

Please advise how we can resolve this. I can return the incorrect item if you provide a prepaid return label. Proof of purchase and photos are attached.

Best regards,
[FULL NAME]

4) Return request (angrerett/retur) – når du vil sende tilbake

Subject: Return request – Order #[ORDER NUMBER]

Hello,

I would like to request a return for order #[ORDER NUMBER] (item: [PRODUCT NAME]). The item is [unopened / unused / in original packaging].

Please share your return instructions, return address, and whether you provide a return label. I have attached the invoice/receipt as proof of purchase.

Thank you,
[FULL NAME]

5) Purring når du ikke får svar – høflig og tydelig

Subject: Follow-up: Complaint/return – Order #[ORDER NUMBER]

Hello,

I’m following up on my previous email sent on [DATE] regarding order #[ORDER NUMBER]. Could you please provide an update on my case?

For your convenience, I’m attaching the proof of purchase and documentation again.

Best regards,
[FULL NAME]

Praktiske tips som øker sjansen for rask løsning

Hold deg til fakta (og bruk punktliste)

Kundeservice behandler mange saker. En kort oppsummering med punktliste gjør det enklere å gi deg riktig svar:

• Order #: [ ]
• Purchase date: [ ]
• Issue: [ ]
• Requested solution: [refund/replacement/repair]

Legg ved “proof of purchase” i riktig format

Send helst PDF av faktura/kvittering. Hvis du bare har en e‑post, lag PDF eller ta skjermbilde der ordrenummer, dato og beløp vises tydelig.

Samle alt av dokumentasjon ett sted

Når du reklamerer, kan du trenge kvittering, bilder, chatlogg og fraktinfo samtidig. Med Mine Kvitteringer kan du lagre kvitteringer og relevant dokumentasjon digitalt, slik at du finner alt på sekunder når butikken spør etter mer info. Dette er spesielt nyttig når du handler fra flere ulike nettbutikker og plattformer i løpet av året.

Derfor er digital kvitteringslagring smart ved reklamasjon

Ved reklamasjon (og ofte garanti) er kvitteringen selve nøkkelen. Uten den kan saken bli avvist, eller du må bruke tid på å lete i gamle e‑poster og “My Orders”-sider som ikke alltid er tilgjengelige.

• Mindre tid brukt på leting: Du slipper å huske hvilken butikkplattform du kjøpte fra.
• Raskere behandling: Du sender riktig dokumentasjon med én gang.
• Bedre oversikt: Du har historikk på kjøp, datoer og beløp samlet.
• Enklere deling: Del kvittering med familie eller økonomiavdeling ved behov.

Med https://minekvitteringer.no kan du også få kvitteringer inn via videresending av e‑post, og skanne papirkvitteringer med OCR slik at du slipper manuell inntasting.

Konklusjon: Kopiér en template – men sørg for kvitteringen

Skal du skrive reklamasjon engelsk, holder det langt med en høflig, kort e‑post som inkluderer ordrenummer, tydelig feilbeskrivelse og hva du ønsker (refund/replacement/repair). Det som oftest avgjør tempoet i saken, er dokumentasjonen – spesielt proof of purchase.

Vil du slippe å lete i nettbutikkenes egne systemer neste gang noe må reklameres? Start med å samle kvitteringer og dokumentasjon digitalt på ett sted: https://minekvitteringer.no.