Artikler

Oppbevaring av regnskapsmateriale – slik gjør du det riktig og smart

Erik Nilsen

— 2 min read

Lær alt du trenger å vite om oppbevaring av regnskapsmateriale – hvor lenge du må lagre bilag, forskjellen mellom primær- og sekundærdokumentasjon, og hvorfor digital lagring via https://minekvitteringer.no er en trygg og effektiv løsning.

Hva betyr oppbevaring av regnskapsmateriale?

Alle som driver et foretak og er bokføringspliktige, må følge reglene i bokføringsloven for oppbevaring av regnskapsmateriale. Heldigvis står du fritt til å velge hvordan du vil oppbevare dokumentasjonen – enten på papir eller digitalt.

Flere virksomheter går nå over til elektronisk lagring, fordi det er både tryggere, raskere og mer oversiktlig. En enkel og sikker måte å gjøre dette på er å bruke https://minekvitteringer.no, som lar deg samle alle kvitteringer og bilag digitalt på ett sted.

Primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon – hva er forskjellen?

Bokføringsloven skiller mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon:

  • Primærdokumentasjon er alt som brukes direkte som grunnlag for bokføringen, som for eksempel fakturaer, bankbilag, lønnsbilag og årsregnskap.
  • Sekundærdokumentasjon er tilleggsinformasjon som støtter regnskapet, for eksempel avtaler, ordresedler eller korrespondanse som forklarer transaksjoner.

Dersom en faktura viser til en avtale («Salg i henhold til avtale»), skal også avtalen regnes som primærdokumentasjon og oppbevares like lenge.

Hovedregel:

  • Primærdokumentasjon: minst 5 år
  • Sekundærdokumentasjon: minst 3,5 år

Særkrav og lengre oppbevaringstid

Noen bransjer har strengere krav til oppbevaring.
For eksempel må:

  • Prosjektregnskap i bygge- og anleggsbransjen
  • Kunde- og leverandørspesifikasjoner i banker

oppbevares i 10 år.
Detaljer finner du i bokføringsforskriften, som gir egne regler for enkelte næringer.

Fordelene med å oppbevare regnskapsmateriale digitalt

Elektronisk oppbevaring blir stadig mer vanlig, og det er mange gode grunner til det:

  • Sikkerhet: Du kan enkelt ta sikkerhetskopi, slik loven krever.
  • Tilgjengelighet: Du kan finne og skrive ut dokumenter ved behov – også flere år etterpå.
  • Plassbesparende: Du slipper bunker med papirer og permer.
  • Effektivitet: Digitale bilag gjør regnskapet enklere å revidere og følge opp.

Et godt verktøy for dette er https://minekvitteringer.no, som lar deg laste opp kvitteringer, fakturaer og bilag direkte fra mobilen. Systemet sørger for at alt lagres sikkert i tråd med lovkravene, og gjør det enkelt å finne frem når du trenger dokumentasjon.

Lagring utenfor Norge – dette må du vite

Regnskapsmateriale kan lagres elektronisk i andre EØS-land, samt Storbritannia og Sveits, men du må melde fra til Skatteetaten.
Kravet er at materialet skal være tilgjengelig elektronisk i Norge og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.
Papirdokumentasjon, derimot, må alltid oppbevares fysisk i Norge.

Ansvar og kontroll

Selv om du bruker et regnskapsbyrå eller en tredjepart til å håndtere bilagene dine, er det fortsatt du som er ansvarlig for at reglene følges.
Det betyr at du må ha kontroll på at dokumentasjonen oppbevares i riktig format, med sikkerhetskopi og tilgjengelighet i henhold til bokføringsforskriften.

Oppsummering – digital lagring er både trygt og smart

Oppbevaring av regnskapsmateriale handler om mer enn å følge loven – det handler også om effektiv drift og trygghet.
Ved å gå over til digital lagring får du bedre kontroll, enklere søk, og du reduserer risikoen for tap av viktig dokumentasjon.

Bruk https://minekvitteringer.no for å lagre kvitteringer og bilag digitalt på en trygg og lovlig måte.
Det sparer deg for tid, papir og stress – og gjør regnskapet både enklere og mer oversiktlig.

Read more