MVA-dokumentasjon i 2026: Hvilke kvitteringer trenger du – og hva må stå på dem?

MVA-fradrag kan spare bedriften din for mye penger – men bare hvis du kan dokumentere kjøpene riktig. I praksis betyr det at du må ha kvitteringer og fakturaer som oppfyller krav til salgsdokumentasjon, og du må kunne finne dem igjen når revisor eller Skatteetaten spør. Denne guiden viser hvilke kvitteringer du trenger, hva de må inneholde og hvordan du bygger en enkel rutine med https://minekvitteringer.no som samler alt på ett sted.

Hvorfor MVA-dokumentasjon er ekstra viktig for næringsdrivende

Når du driver enkeltpersonforetak eller et AS, handler MVA ikke bare om å «føre en kvittering». For å kunne fradragsføre inngående MVA må du ha et bilag som dokumenterer:

• at det faktisk har vært et kjøp
• hvem som solgte (leverandør) og hvem som kjøpte (deg/bedriften)
• hva som ble kjøpt (ytelse/varer)
• mva-beløp og mva-sats (når det er mva-pliktig)

Hvis dokumentasjonen er mangelfull, kan fradraget bli underkjent. Da risikerer du etterberegning, renter og i verste fall tilleggsskatt. God dokumentasjon er derfor både økonomi og compliance.

Hvilke typer kvitteringer og bilag må du normalt ha?

For MVA-formål kan «kvittering» bety flere ting. Det viktigste er at bilaget oppfyller krav til salgsdokumentasjon.

1) Vanlig kvittering (kontantsalg/kortkjøp)

Typisk for kjøp i butikk, kiosk, byggevare, kontorrekvisita osv. Disse kvitteringene kan gi MVA-fradrag dersom de inneholder påkrevde opplysninger (se sjekkliste lenger ned).

2) Faktura

Faktura brukes ofte ved kjøp mellom virksomheter (B2B). For MVA-fradrag er faktura ofte den tryggeste dokumentasjonen, særlig ved større beløp eller der kvitteringen er utydelig.

3) Elektronisk kvittering (e-post/appen til leverandøren)

Mange leverandører sender ordrebekreftelser, «receipt»-eposter og PDF-kvitteringer. Det viktige er at dokumentet faktisk er salgsdokumentasjon – ikke bare en ordrebekreftelse uten MVA-spesifikasjon.

4) Kreditnota (ved retur/korreksjon)

Hvis du returnerer varer eller får prisavslag etterpå, er kreditnotaen en del av MVA-dokumentasjonen. Den forklarer hvorfor MVA-bildet endres og må lagres sammen med originalbilaget.

5) Utlegg (ansatte/deg privat som legger ut)

Utlegg må dokumenteres med originalkvittering/faktura, og det bør fremgå hvem utlegget gjelder og hva formålet var. For MVA-fradrag gjelder samme krav til innhold i bilaget.

Sjekkliste: Dette bør stå på kvitteringen/fakturaen for at MVA-fradrag skal være trygt

Kravene kan variere med type salg og beløp, men som tommelfingerregel bør bilaget inneholde:

• Leverandørens navn (og gjerne organisasjonsnummer)
• Dato for kjøpet/leveransen
• Hva som er kjøpt (vare-/tjenestebeskrivelse, ikke bare «diverse»)
• Totalbeløp
• MVA-beløp og MVA-sats (f.eks. 25 %, 15 %, 12 %)
• Betalingsmåte kan være nyttig (kort/kontant), men er ikke alltid et krav

Viktig i praksis: Mange butikk-kvitteringer mangler kjøpers navn. For småkjøp kan det likevel være OK, men for å redusere risiko er det lurt å få faktura eller kvittering med firmanavn ved større innkjøp eller når kjøpet kan se «privat» ut.

Typiske situasjoner der MVA-fradrag ryker (og hvordan du unngår det)

Uleselige eller falmede papirkvitteringer

Termopapir blekner. Når du i 2026 skal dokumentere et kjøp fra 2025, kan kvitteringen være umulig å lese. Løsningen er å digitalisere fortløpende og lagre i et system der du kan søke opp bilaget senere.

Du har bare ordrebekreftelse – ikke kvittering/faktura

Ved netthandel er det vanlig å få en ordrebekreftelse først og en separat kvittering/faktura senere. Ordrebekreftelsen alene viser ofte ikke MVA korrekt. Sørg for å lagre riktig dokument (PDF-faktura/kvittering).

Feil mva-sats eller uten MVA

Noen kjøp er unntatt eller fritatt for MVA, og da skal det heller ikke fradragsføres MVA. Hvis bilaget viser «MVA 0» eller mangler MVA, må du forstå hvorfor før du fører det som fradrag.

Blanding av privat og næring

Butikk-kvitteringer med både private og næringsrelaterte varer skaper rot. Splitt kjøpet: be om separate kvitteringer eller før bare næringsdelen med tydelig dokumentasjon/merknad.

MVA-regler i praksis: Hva kan du ofte få fradrag for?

Hva som er fradragsberettiget avhenger av om kjøpet brukes i mva-pliktig virksomhet. Under er vanlige kostnader der dokumentasjon ofte blir etterspurt:

Kontor og drift

• Kontorrekvisita, datautstyr og programvare (når det er mva på kjøpet)
• Fraktkostnader med MVA (dersom faktura/kvittering spesifiserer)
• Verktøy og driftsmateriell

Telefon og internett

Ofte fradragsberettiget i den grad det brukes i virksomheten. Sørg for fakturaer som viser MVA, og ha en rutine for privat/næringsmessig bruk ved behov.

Reise, transport og parkering

• Parkering: ofte MVA på parkeringskostnader, men bilaget må vise MVA.
• Bom: normalt ingen MVA (ikke fradrag), men likevel relevant dokumentasjon for kostnadsføring.
• Taxi: kan ha MVA – sørg for kvittering med MVA-spesifikasjon.

Bevertning og representasjon

Dette er et typisk kontrollområde. Reglene er strengere, og MVA-fradrag kan være begrenset eller ikke tillatt i mange tilfeller. Uansett trenger du kvittering og en kort tekst: hvem, hva, hvor og hvorfor (forretningsformål).

Praktiske rutiner for regnskap og MVA-rapportering (som faktisk blir fulgt)

Det hjelper lite med «gode intensjoner» hvis bilagene ligger spredt i e-post, ulike butikk-apper og en perm i bilen. Målet er én enkel flyt.

1) Samle alt på ett sted – ikke i hver enkelt butikkportal

Når kvitteringer ligger i 10 ulike systemer (byggevarekjede, elektronikkbutikk, drivstoff-app, parkeringsapp osv.), bruker du unødvendig tid hver termin. Med en felles kvitteringsbank kan du søke på beløp, dato, leverandør eller kategori og hente dokumentasjon på sekunder.

2) Digitaliser umiddelbart (og legg til formål ved behov)

Ta bilde av papirkvitteringer samme dag. Legg gjerne til en kort merknad som «prosjekt X» eller «kundemøte». Det gjør både bokføring og eventuell dokumentasjon enklere.

3) Hold orden på MVA-klassene

En god vane er å kontrollere at kvitteringen faktisk viser MVA og sats. Når du har kjøp med ulike satser (25/15/12 %) eller uten MVA, reduserer du feil ved å kategorisere riktig tidlig.

Slik hjelper Mine Kvitteringer deg med MVA-dokumentasjon

For mange næringsdrivende er den største utfordringen ikke reglene – men tiden det tar å følge dem. Mine Kvitteringer er laget for å gjøre dokumentasjon enklere i hverdagen:

• Alt på ett sted: Samle bilag i én løsning i stedet for å lete i butikkenes egne systemer.
• OCR og AI: Skann kvitteringer automatisk, så du slipper manuell inntasting av dato, beløp og leverandør.
• Videresending av e-postkvitteringer: Send kvitteringer inn og få dem lagret og kategorisert uten ekstra arbeid.
• Deling: Del kvitteringer med regnskapsfører eller økonomiansvarlig, slik at MVA-oppgaven kan bygges på komplett grunnlag.
• Vipps-innlogging: Kom raskt i gang uten passord.
• Søk på sekunder: Finn dokumentasjon når du trenger det – ved avstemming, MVA-melding eller kontroll.

Eksempel: MVA-termin uten kvitteringsjakt

Du skal levere MVA-melding og mangler «den ene» parkeringskvitteringen og en netthandelsfaktura. Hvis de ligger spredt i e-post, en parkeringsapp og en butikkprofil, går det fort 30–60 minutter. Har du alt samlet i én kvitteringsbank, kan du søke opp leverandør eller beløp og eksportere/videreformidle bilaget med en gang.

Husk også: Kvitteringer er ikke bare MVA – de er grunnlaget for fradrag

Selv når et kjøp ikke har MVA (eller du ikke har fradragsrett), trenger du bilaget for å dokumentere kostnaden i regnskapet. Typiske fradragsposter der kvitteringer ofte mangler i praksis:

• kontorutstyr og småkjøp
• programvareabonnement
• parkering og reiseutgifter
• kurs og faglig oppdatering (når relevant for virksomheten)

Jo bedre bilagskontroll, desto enklere blir både årsoppgjør og dialog med regnskapsfører.

Konklusjon: Riktig kvittering = tryggere MVA-fradrag

For å få MVA-fradrag må du ha bilag som faktisk oppfyller kravene – med tydelig leverandør, dato, innhold og MVA-spesifikasjon. Den mest lønnsomme rutinen i 2026 er å digitalisere fortløpende og lagre alt samlet, slik at du slipper å lete i butikkenes egne systemer når frister og kontrollspørsmål dukker opp.

Vil du bruke mindre tid på bilag og redusere risiko for manglende dokumentasjon? Kom i gang med digital kvitteringslagring på https://minekvitteringer.no og samle kvitteringene dine på ett sted.