Diett i regnskap: Hvilke kvitteringer må du ha (mat, hotell, reise) – og hva kan bokføres uten kvittering?

Diett og reiseutgifter er klassiske «nytt år, nye rutiner»-poster som fort kan gi rot i bilagene. I denne guiden får du en praktisk oversikt over hva du må dokumentere med kvittering (mat, hotell, reise), hva som kan bokføres uten kvittering, og hvordan du gjør diett regnskap mer effektivt med digital bilagshåndtering – spesielt når du vil slippe å lete i ulike butikksystemer. Les også hvordan https://minekvitteringer.no kan samle alt på ett sted.

Hva menes med «diett» i regnskap – og hvorfor er dokumentasjon viktig?

Når næringsdrivende snakker om «diett», mener de normalt kostgodtgjørelse (diett) ved tjenestereiser, samt kostnader til mat/fortæring i forbindelse med reise. I diett regnskap er hovedutfordringen å skille mellom:

• Refusjon til deg selv/ansatte (kostgodtgjørelse etter satser eller faktiske kostnader), og
• Direkte kjøp (utlegg med kvittering for mat, hotell, transport osv.).

Skatte- og bokføringsregler bygger på at du skal kunne dokumentere at kostnaden er:

• Reell (har skjedd),
• Næringsrelatert (til virksomheten),
• Tilstrekkelig dokumentert (bilag og tilleggsopplysninger ved behov), og
• Korrekt behandlet skattemessig og mva-messig.

God dokumentasjon gjør også årsoppgjør, bokettersyn og intern kontroll enklere – og reduserer risikoen for at fradrag underkjennes.

Reiseutgifter dokumentasjon: Hva må alltid være med?

For reiseutgifter dokumentasjon er hovedregelen at du må ha bilag som identifiserer:

• Hvem utgiften gjelder (reisende/ansatt)
• Hva du har kjøpt (type vare/tjeneste)
• Når (dato/tidspunkt)
• Hvor (leverandør/sted)
• Beløp og valuta
• Mva (dersom relevant, med mva-spesifikasjon)
• Formål (hvorfor reisen/utlegget er næringsmessig)

I praksis betyr dette ofte: kvittering/faktura + en kort merknad i regnskapssystemet (eller på bilaget) som forklarer formålet, f.eks. «kundemøte Oslo – leveranseprosjekt».

Hvilke kvitteringer må du ha for diett, mat, hotell og reise?

1) Hotell: Som regel alltid kvittering/faktura (og den bør være spesifisert)

Hotell er typisk en av de enkleste postene å dokumentere, fordi du normalt får en faktura/kvittering med tydelig spesifikasjon. Pass på at den viser:

• Navn på hotell/leverandør
• Dato for opphold
• Hva som er inkludert (rom, frokost, parkering, minibar osv.)
• Mva-spesifikasjon der det gjelder

Tips: Dersom frokost er inkludert og du samtidig fører diett etter satser, må du passe på at eventuelle måltidstrekk håndteres riktig etter gjeldende regler/satser i virksomheten.

2) Transport (fly, tog, taxi, bom, parkering): Kvittering eller reisedokumentasjon

Transportutgifter er ofte mange små bilag. Her er typisk hva du bør samle:

• Fly/tog: kvittering/bekreftelse + betalingsbekreftelse. For fly: reiseplan/boardingpass er nyttig som tilleggsdokumentasjon.
• Taxi: kvittering med dato, beløp og leverandør.
• Bompenger/parkering: kvittering der du kan få det. For automatiske bompasseringer er faktura/oversikt fra bompengeselskap ofte dokumentasjonen.

Poenget i diett regnskap er å knytte transporten til en konkret tjenestereise og kunne forklare hvor og hvorfor.

3) Mat under reise: Kvittering ved faktiske kostnader – og regler ved diett

Mat er ofte det som skaper mest spørsmål, fordi det kan blandes med privatforbruk. Tenk slik:

• Fører du faktiske kostnader (utlegg): Da trenger du normalt utlegg kvittering for måltidene.
• Fører du diett (kostgodtgjørelse etter sats): Da er det ikke «matkvitteringene» som er hovedbilaget, men dokumentasjonen på reisen (tidspunkt, destinasjon, formål, overnatting osv.) som underbygger at vilkårene for diett er oppfylt.

Viktig: Representasjon (typisk bespisning av kunder/forretningsforbindelser) er en annen kategori enn diett. Der kreves ofte tilleggsinfo som hvem som deltok og formålet med møtet, og mva-fradrag kan være begrenset/ikke tillatt på deler av kostnaden.

Hva kan bokføres uten kvittering?

Spørsmålet «hva kan bokføres uten kvittering?» dukker ofte opp i bokføring diett og reiseregninger. Hovedregelen er at du skal ha bilag, men det finnes situasjoner der annen dokumentasjon kan være tilstrekkelig.

1) Diett etter satser (kostgodtgjørelse): reiseregning kan være hovedbilaget

Ved diett etter satser er det ofte reiseregningen (med tilstrekkelige opplysninger) som fungerer som dokumentasjon, ikke nødvendigvis kvittering for mat. En god reiseregning bør inneholde:

• Dato og klokkeslett for avreise/hjemkomst
• Reiserute/destinasjon
• Formål (hvilket oppdrag/møte)
• Om reisen inkluderer overnatting (og hvor)
• Eventuelle måltider dekket av andre (f.eks. frokost inkludert på hotell, lunsj betalt av arrangør)

Dette er kjernen i korrekt diett regnskap: du dokumenterer vilkårene for godtgjørelsen.

2) Kilometergodtgjørelse: kjørebok/reiselogg i stedet for kvittering

Bruker du privat bil i næring og fører kilometergodtgjørelse, er det vanligvis kjørebok/reiselogg som dokumentasjon. Den bør vise:

• Dato
• Fra–til
• Antall km
• Formål/kundeoppdrag

Du trenger ikke bensinkvitteringer for å føre kilometergodtgjørelse, men loggen må være troverdig og etterprøvbar.

3) Når kvitteringen er borte: hva gjør du?

Hvis du mangler utlegg kvittering, bør du så langt som mulig skaffe en kopi fra leverandør (butikken/hotellet/transportselskapet). Hvis det ikke er mulig, kan en intern dokumentasjon i noen tilfeller brukes, men den bør være detaljert og sporbar (dato, beløp, leverandør, formål og hvorfor bilag mangler). Merk at risikoen for underkjenning øker jo svakere dokumentasjonen er.

MVA-regler du må kunne (kort og praktisk)

Mva på reise og diett er et område der feil skjer ofte. Noen praktiske tommelfingerregler:

• Du må ha gyldig bilag med mva-spesifikasjon for å kreve fradrag der det er fradragsrett.
• Persontransport (typisk fly, tog, taxi) er ofte mva-fritt eller har særregler; derfor er det ikke alltid mva å fradragsføre selv om kostnaden er fradragsberettiget skattemessig.
• Overnatting (hotell) har normalt mva på deler av ytelsen, men sjekk spesifikasjon.
• Mat/servering kan ha mva, men fradragsrett kan være begrenset i enkelte tilfeller (f.eks. representasjon). Skillet mellom reise/diett og representasjon er derfor viktig.

Tips: Hvis du er i tvil om mva-behandling (eller om noe er representasjon), avklar med regnskapsfører. Det er raskere enn å rydde opp i etterkant.

Praktisk rutine for diett regnskap i 2026 (som faktisk fungerer)

1) Lag én standard for reiseregning

Bestem at alle reiser skal registreres med samme minimumsfelt: formål, tid, sted, overnatting, dekkede måltider. Det gjør bokføring diett konsekvent og revisjonsvennlig.

2) Samle alt på ett sted – ikke i 10 butikksystemer

Mange mister bilag fordi kvitteringer blir liggende i e-post, i en app for parkering, i flyselskapets portal og i enkeltbutikkers «min side». En digital løsning som samler alt, gjør at du slipper å lete når regnskapsfører spør.

Med https://minekvitteringer.no kan du samle papir- og e-postkvitteringer på ett sted, skanne automatisk med OCR og søke opp bilag på sekunder – spesielt nyttig når du skal dokumentere reiseutgifter på tvers av leverandører.

3) Skill «utlegg» fra «diett» i regnskapet

Avklar internt (og med regnskapsfører) når dere bruker:

• Utlegg: faktiske kostnader med kvittering (hotell, taxi, mat osv.)
• Diett: kostgodtgjørelse basert på reisens varighet/forhold

En tydelig praksis reduserer risikoen for dobbeltføring (f.eks. både diett og full matrefusjon uten korrekt håndtering av måltider).

4) Skriv formål mens du husker det

Den vanligste mangelen ved reiseutgifter dokumentasjon er at bilaget ikke forklarer hvorfor kostnaden er næringsmessig. Legg inn en kort merknad med en gang: «Tilbudsmøte kunde X», «Serviceoppdrag Y», «Messe/konferanse».

Eksempler: Slik dokumenterer du riktig

Eksempel A: Kundemøte med overnatting

• Hotellkvittering med spesifikasjon (rom + ev. frokost)
• Transportbilag (tog/fly/taxi)
• Reiseregning: avreise/hjemkomst, destinasjon, formål
• Diett: føres etter sats (reiseregningen er hovedbilaget), med måltidstrekk hvis relevant

Eksempel B: Dagstur uten overnatting

• Transportbilag
• Reiseregning med tider og formål
• Mat: enten kvittering som utlegg (hvis dere refunderer faktiske kostnader) eller diett etter praksis/sats der vilkår er oppfylt

Derfor er digital kvitteringslagring smart for næringsdrivende

For selvstendig næringsdrivende og små bedrifter handler dette om to ting: tidsbruk og risiko. Når bilag ligger spredt i e-post, lommer, bankapper og ulike nettbutikker, blir det fort mangler. Med digital kvitteringslagring får du:

• Raskere bilagsflyt til regnskap (mindre etterslep)
• Bedre sporbarhet hvis noen spør etter dokumentasjon
• Mindre manuelt arbeid med OCR/automatisk tolkning
• Søkbar historikk når du må finne «den ene hotellkvitteringen»

Og viktigst i praksis: Du slipper å lete i butikkenes egne systemer når du trenger et bilag på kort varsel.

Konklusjon: Få kontroll på diett regnskap (uten bilagsjakt)

Riktig diett regnskap handler om å ha god reisedokumentasjon, riktig type bilag for hotell/transport/mat, og en konsekvent rutine for reiseregning og utlegg. Noe kan bokføres uten kvittering (typisk diett etter satser og kilometergodtgjørelse), men jo bedre dokumentasjon du har, desto tryggere står du ved kontroll.

Vil du samle alle kvitteringer (papir og e-post) på ett sted, skanne automatisk med OCR og finne bilag på sekunder? Kom i gang med https://minekvitteringer.no og få en enklere hverdag for både deg og regnskapsfører.